Administrativ koordinator / Exekutiv assistent 100 % distans

Om Badrumsbesiktningar AB

Badrumsbesiktningar AB är ett oberoende och specialiserat besiktningsföretag med fokus på våtrumsbesiktningar i Stockholm, Uppsala, Malmö och Göteborg. Vi arbetar dagligen med att hjälpa privatpersoner, bostadsrättsföreningar (BRF:er), fastighetsbolag, advokatbyråer och försäkringsbolag att säkerställa kvaliteten i badrum och våtrum, förebygga fuktskador och hantera tvister kopplade till badrumsrenoveringar.

Våra certifierad och SBR-godkända besiktningsmän utför bland annat:

• badrumsbesiktningar vid ny- och ombyggnation,
• våtrumsbesiktningar under och efter badrumsrenoveringar,
• skadebesiktningar vid misstänkta eller konstaterade fuktskador,
• sakkunniguppdrag i försäkringsärenden, entreprenadtvister och andra tekniska utredningar.

Genom vår tydliga specialisering på våtrum har vi byggt upp en stark kompetens och är en etablerad aktör inom området i Sverige. All hantering, bokningar, dokumentation, uppföljning och ekonomiflöden sker digitalt. Det ingår ingen posthantering, ingen reception och inget krav på att finnas i en viss stad

Om tjänsten

Vi söker en Administrativ koordinator / Exekutiv assistent som vill ha en central roll i vår verksamhet och bidra till att vårt dagliga arbete kring badrumsbesiktningar och skadebesiktningar fungerar effektivt och professionellt.

Tjänsten innebär ett samlat ansvar för:

• administration,
• kundkontakt och telefon,
• planering och bokning av besiktningar,
• mejlflöden och kommunikation,
• grundläggande ekonomiadministration,
• samt löpande arbete med våra digitala kanaler och sociala medier.

Arbetet utförs helt på distans från valfri ort i Sverige. Det finns även möjlighet att, efter överenskommelse, under perioder arbeta från utlandet, förutsatt stabil internetuppkoppling och arbete på svenska kontorstider.

Arbetsuppgifter

Kundkontakt och telefon

• Ta emot och hantera alla inkommande samtal (ca 15–30 per vardag, kl. 08–17).
• Svara på frågor om våra tjänster, t.ex. badrumsbesiktning, våtrumsbesiktning, skadebesiktning och sakkunniguppdrag.
• Boka och omboka besiktningar samt säkerställa ett professionellt och tryggt bemötande i varje kontakt.

Planering och bokning

• Planera och boka besiktningar för våra SBR-godkända besiktningsmän.
• Strukturera och optimera kalendrar för effektiva arbetsdagar och rimlig geografisk planering.
• Skicka bokningsbekräftelser och praktisk information till kunder, inklusive BRF:er, fastighetsbolag och andra beställare.
• Inför besiktningar kontakta kunder för att bekräfta tid och praktiska detaljer.

Mejlhantering och korrespondens

• Ansvara för och besvara inkommande mejl i företagets gemensamma inkorgar.
• Övervaka chefens och, där det är aktuellt, medarbetares mejlflöden och besvara ärenden som kan hanteras administrativt.
• Säkerställa att alla ärenden får snabb och tydlig återkoppling, oavsett om det rör en privatperson, en BRF, ett fastighetsbolag, en advokatbyrå eller ett försäkringsbolag.
• Följa upp att kunder har mottagit sina besiktningsprotokoll och förstått informationen.
• Vid avslutade uppdrag hålla kontakt med beställare och bekräfta att uppdraget är avslutat enligt överenskommelse.

Ekonomiadministration och statistik

• Granska inkomna leverantörsfakturor avseende rimlighet och korrekthet.
• Attestera fakturor enligt våra rutiner och skicka vidare för betalning.
• Sköta dialogen med vår bokföringsbyrå, tillhandahålla underlag och komplettera vid frågor.
• Säkerställa att kundfakturor är korrekt utställda, följa upp att fakturor har skickats till kund samt kontrollera att betalningar inkommit enligt avtalade villkor.

Sociala medier och kommunikation

• Publicera kortare inlägg på våra konton i sociala medier.
• Bevaka inkommande kommentarer och meddelanden och besvara enklare frågor eller vidarebefordra dem internt.
• Medverka till att stärka vårt varumärke som en seriös, specialiserad aktör inom badrumsbesiktning.

Övrig administration och samordning

• Hålla ordning på pågående uppdrag, uppföljningslistor och påminnelser.
• Säkerställa att inget ärende faller mellan stolarna.
• Göra enklare sammanställningar och rapporter till chef och besiktningsmän.
• Påminna om viktiga datum, deadlines och återkommande aktiviteter.

Kvalifikationer

Krav

• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
• Vana att arbeta med telefon, e‑post och digitala arbetsverktyg.
• God datorvana och trygghet i att arbeta i olika system.
• Förmåga att arbeta strukturerat, prioritera och hantera flera ärenden parallellt.

Meriterande

• Erfarenhet av administrativt arbete, koordinatorroll, kundtjänst eller liknande tjänst.
• Erfarenhet av enklare ekonomiadministration
• Erfarenhet av att arbeta med sociala medier i ett professionellt sammanhang.
• Erfarenhet av distansarbete.
• Intresse för eller erfarenhet från bygg, fastighet, försäkring eller juridik kopplad till badrumsrenoveringar är ett plus, men inget krav.

Personliga egenskaper

Vi fäster stor vikt vid personliga egenskaper. Vi söker dig som är:

• strukturerad, noggrann och pålitlig,
• serviceinriktad med ett professionellt bemötande i både telefon och skrift,
• ansvarstagande och självgående,
• lösningsorienterad och trygg i att ta egna initiativ inom givna ramar,
• bekväm med att hantera siffror, fakturor och enkel statistik.

Förmåner

Vi erbjuder en seriös och långsiktig anställning med moderna villkor:

• Fast månadslön enligt överenskommelse.
• Bonusmodell kopplad till företagets resultat och/eller individuella mål.
• Möjlighet till löneväxling enligt överenskommelse.
• Friskvårdsbidrag.
• Mobiltelefon och dator för tjänstebruk.
• Tjänstepension enligt överenskommen lösning.
• Möjlighet att, efter överenskommelse, arbeta utomlands under vissa perioder.

Anställningsvillkor

Omfattning: Heltid.

Anställningsform: Tillsvidare med inledande provanställning, eller enligt överenskommelse.

Arbetsplats: Distans, valfri bostadsort; möjlighet att under perioder arbeta från utlandet.

Tillträde: Enligt överenskommelse.

Ansökan

Skicka CV och personligt brev där du beskriver din bakgrund, dina erfarenheter av liknande arbetsuppgifter samt varför du vill arbeta som Administrativ koordinator / Exekutiv assistent hos oss på Badrumsbesiktningar AB.

Skicka ansökan till: info@badrumsbesiktningar.se

Ange i ämnesraden: “Administrativ koordinator / Exekutiv assistent”.

Sista ansökningsdag: 2025-02-10. Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas före sista ansökningsdatum.

Med vänlig hälsning,

Badrumsbesiktningar AB www.badrumsbesiktningar.se

Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.