Administrativ chef med ekonomiansvar

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 47 000 studenter och mer än 8 800 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor. Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet. Vi erbjuder Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss Arbetsuppgifter och ansvarsområden Som administrativ chef med ekonomiansvar leder, samordnar och utvecklar du den gemensamma administrativa verksamheten vid Kemiska institutionen. Uppdraget omfattar såväl strategiskt som operativt ansvar för ekonomi, HR-administration, inköp, utbildningsadministration och övrig institutionsservice, med ett tydligt fokus på att stödja institutionens kärnverksamhet – forskning och utbildning. Du är ett kvalificerat stöd till prefekt och institutionsledning och ingår i institutionens ledningsgrupp. Rollen innebär ett helhetsansvar för administrativa processer, styrning och kvalitet, samt ett aktivt bidrag till institutionens strategiska utveckling. Ledning och styrning - Leda, samordna och utveckla den administrativa enheten. - Personal- och budgetansvar för den administrativa organisationen (ca 23 medarbetare) - Säkerställa en ändamålsenlig organisation, god arbetsmiljö och ett utvecklande ledarskap. - Driva effektivisering och utveckling av administrativa rutiner och arbetssätt. Ekonomiansvar - Övergripande ansvar för institutionens ekonomistyrning, inklusive: - budget, budgetuppföljning och prognoser - bokslut, årsredovisning och ekonomiska analyser - interna rutiner för ekonomisk planering och uppföljning - Säkerställa korrekt hantering och rapportering av externa medel (t.ex. EU-projekt, Wallenbergprojekt och andra större bidrag). - Ta fram ekonomiska rapporter och beslutsunderlag till institutionsledning och styrelse. - Kommunicera, implementera och förankra ekonomiska processer och riktlinjer inom institutionen, i linje med Lunds universitets regelverk. - Fungera som en brygga mellan institutionen och universitetets centrala ekonomifunktioner. Stöd till ledning och styrande organ - Utgöra ett stöd för prefekt och avdelningsföreståndare i framförallt administrativa frågor - Vara föredragande och protokollförare i institutionens styrelse. - Bereda strategiskt viktiga ärenden åt institutionsledning och styrelse. - Ansvara för institutionens interna information och hemsidor. Kvalifikationer Krav för anställningen är: Utbildning - Relevant högskoleutbildning med ekonomisk eller administrativ inriktning, eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer motsvarande. Erfarenhet - Flerårig erfarenhet av kvalificerat ekonomi- och redovisningsarbete, inklusive budget, uppföljning och ekonomisk analys. - Erfarenhet av ekonomistyrning inom universitet eller högskola. - Erfarenhet av chefs- och personalansvar för medarbetare med kvalificerade arbetsuppgifter inom administration. - Erfarenhet av att ta fram ekonomiska beslutsunderlag och rapporter till ledning eller styrelse. - Erfarenhet av arbete i en komplex och decentraliserad organisation inom offentlig sektor. Kunskap - God kunskap om ekonomisystem, finansieringsmodeller och regelverk inom universitet och högskolor. - Grundläggande kunskaper i arbetsrätt och förvaltningsrätt. - God förståelse för stödprocessers roll i relation till kärnverksamhet (t.ex. forskning och utbildning). Kompetenser och arbetssätt - Förmåga att leda, organisera och utveckla administrativ verksamhet. - Förmåga att prioritera, strukturera och fatta beslut vid periodvis hög arbetsbelastning. - God analytisk förmåga och helhetssyn. - Förmåga att kommunicera ekonomi och administration på ett pedagogiskt sätt till icke-specialister. - God samarbetsförmåga och förmåga att skapa förtroendefulla relationer på olika nivåer i organisationen. - Självständighet och ansvarstagande inom givna ramar. Språk - Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift. - God förmåga att uttrycka sig på engelska i tal och skrift. Meriterande för anställningen är: - Erfarenhet av hantering och rapportering av större externa forskningsbidrag (t.ex. EU, Wallenberg). - Erfarenhet av inköp och beställning i offentlig sektor. - Projektledningskompetens. - Erfarenhet av strategiskt förändrings- och utvecklingsarbete. - Erfarenhet av universitets- eller högskolesektorn på institutionsnivå Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen/institutionen samt bidra till dess framtida utveckling. Övrigt Anställningen är tillsvidare med omfattningen 100%, med tillträde den 1 mars 2026 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas. Så här söker du Ansökan ska innehålla - CV - personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter - examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc).   Välkommen med din ansökan! Vid Naturvetenskapliga fakulteten bedrivs forskning och utbildning inom biologi, astronomi, fysik, geovetenskap, kemi, matematik och miljövetenskap. Verksamheten bedrivs inom norra universitetsområdet. Fakulteten har ca 1 900 studenter, 330 forskarstuderande och 730 anställda. Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.